Çeviri Makale / Altı Sigma Forum dergisi / Sayı: 15

 

"PROBLEM ÇÖZMENİN ÖTESİ..."

BUGÜNÜN KARA KUŞAK EĞİTİMLERİ MATEMATİKSEL ANALİZ VE YARATICILIĞI HARMANLAYABİLMELİDİR.

 

Forrest W. Breyfogle - Smarter Solutions / ASQ - Six Sigma Forum Magazine

Kara Kuşak eğitimlerinin yeniden şekillenmesiyle birlikte ortaya çıkan içerik ve öğretim yöntemlerindeki değişiklikler Kara Kuşak eğitimini daha önce tamamlamış uygulamacıları korkutabilir. Bu değişikliklerin ardında birden ziyade pek çok farklı faktör var. Bu faktörlerden biri de Altı Sigma ve Yalın Yönetim metotlarının kaynaşması olarak anılıyor, ki eskiden rekabet içinde olan bu iki disiplin şimdi bütüne olan etkileri baz alındığında diğer tüm yönetim şekilleri arasından dinamik ikili olarak sıyrılıyor. Özellikle de, yalın yönetim araçlarının üretim yapan kuruluşlar kadar kendileri için de verimli olacağını farkeden ticari işlemlerle uğraşan kuruluşlar da yalın yönetimi benimsemekteler.

Bu değişimi tetikleyen diğer unsur ise ortaya çıkan yeni araçlar ve uygulamacıların da bu araçları kendi cephaneleri arasına katma ihtiyaçları oldu. Bunun yanısıra değişimin arkasındaki diğer faktörler ise yetişkinlerin nasıl öğrendiği ve öğrendikleri bu yeni becerileri işyerlerinde nasıl uygulayabileceklerinin öğretilmesi konusundaki yeni gelişmeler oldu.

En önemli unsur Kara Kuşakların bugünün ekonomisinde oynamaları gereken rolün yeniden tanımlanmasıydı. Kara Kuşakların problem çözücü olarak görüldüğü günler geride kaldı. Bugün Kara Kuşaklar -diğer Altı Sigma uygulamacılarıyla birlikte- kurumun kritik hedeflerinin gerçekleştirilmesi için stratejilere dayandırılan ve yapısal bazda uygulanan kurum çapındaki girişimlerin vazgeçilmez ortağı haline geldiler.

Ayrıca devam eden yenilikçiliğin beslenmesi, business scorecardların kurumsal gelişimi geliştiren biçimlerde kullanımı ve kurumdaki herkesin iyileştirme sürecine katkıda bulunmasını mümkün kılan önceliklerin belirlenmesi gibi unsurlar da bu değişikliğin nedenleri arasındadır.

Önem arz eden herşeyin ölçüldüğü bu çevrede, sadece önemli olan ölçümler yapılır ve her ölçümün de bir sahibi vardır. Bu noktada kurum, iş dünyasının önemli bir kuralını deneyimliyor: Herkesin doğru şeyi, doğru zamanda yapması...

Kara Kuşakların ihtiyaçları neler?

Bahsettiğimiz bu yeni zorluklar bir yana, Kara Kuşaklar aldıkları eğitimlerden ayrıca iş bilgisi, liderlik becerileri, ekip geliştirme yetkinlikleri, iyileştirilmiş düşünme süreçleri ve genişletilmiş teknik uzmanlıklara sahip olarak dönmek zorundalar. DMAIC Tanımlama, Ölçme, Analiz, İyileştirme ve Kontrol sistemi ile paraleli olan E-DMAIC (işletme DMAIC) sistemini uygulamayı ve kritik kurum hedeflerinin gerçekleşmesine yardımcı olacak DMAIC yol haritalarını kullanmayı öğrenmeliler.

Kara Kuşaklar bu haritalar rehberliğinde, kurum hedeflerine ya da bilançosuna sağlanan katkıdan bağımsız, proje tamamlamakla uğraşmak yerine yüksek getirili projeler geliştirmeye çalışacaklar. Bu, DMAIC sisteminin işletme uygulamalarında yol gösterici ilkelerden biridir.

Benzer programlarda eğitim almış Kara Kuşaklar, güçlü bir iyileştirme sistemi yaratmak için Altı Sigma ve Yalın sisteminin ilkelerini kaynaştırırlar. Bu yeni Kara Kuşaklar Yalın Altı Sigma Kara Kuşakları olarak bilinir. Onlar sadece operasyonel süreçteki kusurları tanımlamazlar, aksine sürecin kendisinin kusurlu olup olmadığına karar verirler. Bu Kara Kuşaklar projeleri kopyalamaz, sistemleri tasarlar ve türetirler. İki farklı değişken tipinin sorunun özel nedeni ve genelde karşılaşılan nedeni arasındaki önemli ayrımı yaparlar ve her birine uygun biçimde yaklaşırlar. Genelde karşılaşılan nedenden kaynaklanan sorunlara odaklanmaları da rollerini yangın söndürmekten yangın önlemeye dönüştürür.

Matematiksel Analizin Yenilikçilikle Harmanlanması

Kara Kuşaklar, ayrıca, matematiksel analiz ve yenilikçiliği uygun bir şekilde birbirine entegre ederek, şirketlerinde yenilikçiliğin teşvik edilmesine yardımcı olmalılar.

Matematiksel analiz ve yenilikçiliğin harmanlanması her kuruluş için ayrı bir reçeteden oluşur. Yeni teknolojiler konusunda faaliyet gösteren kuruluşların, devam eden yenilikçiliği yeni ürün geliştirme faaliyetlerine yönlendirmeleri gerektiği açıktır. Diğer kuruluşlar için izlenecek en akıllıca yol ise matematiksel analizin, süreç iyileştirme faaliyetlerinde ve ürün geliştirmenin tasarım artı doğrulama aşamalarında deney tasarımı (DoE) gibi araçları kullanarak yenilikçilik ile harmanlanmasına daha çok dikkat edilmesi olabilir.

Ölçümler, operasyon geliri ve kar marjı gibi kurumsal ve finansal faktörlerle ilgilenen kurumsal düzeyde ölçümleri ve zamanında teslim, yarı mamüller, kusurlu oranlar ve garanti maliyetleri gibi operasyon ve üretim konularını ölçen operasyonel ölçümleri kapsayacak şekilde farklı seviyelerde yapılmalıdır.

Kuruluş seçilen ölçüm yönteminin doğruluğundan emin olmalı ve bunu takip etmeleri sadece gelişigüzel seçilmiş kurumsal bir yığının ölçüm hedeflerine değil kuruluşa bütün olarak yarar sağlayacak davranışları teşvik etmelidir. Aksi takdirde kuruluşlar uzun vadelde fayda sağlamayacak birşeyler yapma tuzağına düşebilirler.

Bir kurum kendisi için önemli olan herşeyi ölçmelidir ancak gereksiz ölçümlerden kaçınmak için gerçekten anlamlı olanlar yapılmalıdır. Örneğin, Krispy Kreme firması, çeyrek dönemli hedeflerine ulaşmak adına, geri dönecekleri, firma yöneticilerince bilinen doughnutları sevketmişler.

Günümüzde, başarılı kuruluşların, pazarı olan ve kuruluşun pazarlayabileceği yenilikçiliğe, ürünlere ve hizmetlere ihtiyacı var. Kara Kuşaklar bu süreci, ürün geliştirme sürecinde müşterinin talebini yakalayarak ve yaratıcılık-kullanışlılık duvarlarını yıkarak destekleyebilirler.

İş dünyasındaki bazı insanlar Altı Sigma'nın yenilikçiliğe ket vurduğuna inanıyorlar. Bu görüşte genelde, bir ölçümleme yöntemi oluşturması ve bu ölçümleri tutturması gerektiği için kendini tehdit altında hissedenler tarafından dile getiriliyor. Bu nedenle Kara Kuşaklar Yalın Altı Sigma yöntemlerinin, büyük resme fayda sağlayacak yenilikçilik güdüsünün yönetilmesi için gereken çerçeveyi sağlayabileceğini göstermeliler. Bu çerçeve olmadığı taktirde yenilikçi süreçler kaotik bir hal alıp, kurumun bütününe zarar verebilir.

Başarılı Uygulamalardan Örnekler

E-DMAIC sistemi, matematiksel analizi yenilikçilikle, kuruluşlarda pek çok farklı alanda etkileyici sonuçlar üretebilmek için kaynaştırır.

Bir şirkette satış, üretim ve iç müşteriler, ilk etapta kulağa hoş gelip sonrasında pahalı bir üretime ve zararına satışa neden olabilecek performans ölçümlü bir hedefi gerçekleştirmek için değil, sene sonundaki bilançoda iyileşme amaçlayan hedefler üzerinde çalışıyorlar. İyileştirilmiş bir operasyonel seviyede ölçüm takip sistemi ile bu şirketin, üretim hazırlık zamanı azalıp, üretim aşamasındaki işlerin sermayesinde 232.000 USD oranında %50'lik bir düşüş elde edilirken, üretim takvimi verimliliğinde de %25'lik bir artış sağlandı. Şirketin üretim hazırlık zamanı şu anda mevcut endüstri ortalamasının yarısına eşit ve iç üretim için sipariş edilen ham madde oranı da %5 seviyesinde azaldı. Şirket aynı zamanda çürük/hurda oranlarını da %50'den fazla azaltabileceği potansiyeli olduğunu belirledi.

Matematiksel analiz ve yenilikçiliğin kaynaştırılması, başka bir şirkette de sürekli iyileştirmeler yapılmasına yardımcı oluyor. Uluslararası hizmet kuruluşu olan bu şirket müşterilerinin çalışanlarının farklı lokasyona tayinleri sürecini yönetiyor.

Bu işletmedeki süreç, şirketin yürütmesinde bulunan liderlerin beş kurumsal iyileştirme hedefi belirlemesi, bu hedeflerin gerçekleşmesi için de birer strateji oluşturulması ve ilerlemeyi izlemek için ölçümleme yöntemi belirlenmesi ile başladı. Şirketin kullandığı her ölçümlemenin bir sahibi var. Şirketinin tanımlanamadığını söyleyen başkan ve CEO iç gereksinimler ve müşteri ihtiyaçlarına ilişkin sıfır belirsizlik olduğunu söylüyor.

Bu şirkette kullanılan bir grup ölçümleme uygulaması, tayin olmuş ve yerleşimi yeniden yapılmış çalışanların memnuniyet verilerini gösteriyor. Bu çalışanlarla yapılan anketler, eksikliklerin olduğu hizmetleri ve Yalın Altı Sigma araçları da iyileştirme çabalarının yoğunlaşması gereken noktaları göstermiştir. Bu bağlamda süregelen projeler yeniden yerleşimlerde iki açıda iyileştirme sağlanmasını hedeflemiştir: çalışanlar için yaşam alanları ve ulaşım koordinasyonu. Şirket CEO'su, şirket performansının artmasına ve şirketin piyasa konumunun yükselmesine yardımcı olması bakımından da bu sisteme güvenmektedir.

Matematiksel analiz ve yenilikçiliği kaynaştırmak kar amacı gütmeyen kuruluşlarında çıktılarının iyileştirilmesine faydalı oluyor. Bu örnekteki kuruluş kullandığı işletme mükemmellik modeliyle hem kaynak geliştirme sürecinin etkinliğini hem de hizmet kalitesini artırırken maliyetlerini azaltmayı hedefliyor.

Gereken Eğitimlerin Alınması

Yalın Altı Sigma Kara Kuşaklarının yeni rolü; katılımcılarının, kurumsal kültürün, insanların ve altyapıların dinamiklerini anlamalarına yardımcı olabilecek eğitim programları gerektiriyor.

Kara kuşaklar, üst düzey yönetimi sadece projelere dahil etmek için değil, aynı zamanda projelerin analitik seçilebilmesi için Yalın Altı Sigma'nın tüm iş sistemlerinde uygulanması gerekliliğini anlamalarına yardımcı olmak için de iletişim araçlarını öğrenmek zorundadırlar.

İşyerleri genelde, performansın, takvim sınırları olmaksızın, operasyonel seviyede ölçüm raporlanmasına ihtiyaç duyar. Bu ölçevler süreçlerin tahmini değerlendirilmesini sağlayabilir. Kurumsal düzeyde finansal hedeflerin (kar majları ve gelir büyümesi gibi) başarılması için gerekli ölçevlerin kollektif analizi, bizzat bu ölçevler için de iyileştirmeler ortaya koyabilir, ki bu durumdan yine en çok bütün olarak kurum faydalanır.

Bu iyileştirme ihtiyacı, proje oluşturmak için de etki oluşturur. Bu geçmişte gördüğümüz ve liderlerin potansiyel projeleri listeleyip, projeleri bu konuda eğitim almış kişilere atadığı proje oluşturma etkisine terstir. Günümüz rekabetçi beklentilerini karşılayacak Kara Kuşakların anlaması için gereken geçmiş bilgiler aşağıdaki entegre işletme yönetim araçlarını içeriyor:

Kara Kuşaklar işletme genelinde bir iş sistemi kurmak için E-DMAIC sistemi kullanırlar. Bu sistem geleneksel scorecard, iş yönetimi ve işletme iyileştirme sistemlerinin karşılaştığı sorunların üstesinden gelir. E-DMAIC, kurumların, bu sorunları işletme seviyesinde bir DMAIC sistematik yol haritası kullanarak nasıl aşacağını ortaya koyar.

P-DMAIC (iyileştirme proje DMAIC sistemi) Altı Sigma ve Yalın Altı Sigma araçlarının doğru entegre edilmesiyle birlikte proje yönetim yol haritasını adım adım anlatır. Kara kuşaklar, P-DMAIC yol haritasının tanımlama ve ölçme aşamalarında aşağıdakileri anlamalı ve kullanmalıdırlar:

P-DMAIC yol haritası iyileştirme aşamasında Kara Kuşak eğitimleri şunları içermelidir:

Son olarak P-DMAIC yol haritasının kontrol aşaması için Kara Kuşaklar aşağıdaki araçları öğrenmelidirler:

Eğitim Sağlayıcıyı Seçmek

Matematiksel analizi ve yenilikçiliği kaynaştırmayı öğrenmek isteyen Kara Kuşaklar için, yoğun yüzyüze anlatımlardan başlayarak, hızlı online kurslara kadar uzanan pek çok eğitim olanağı bulunuyor.

Online kurslar genellikle daha ucuz olmakla birlikte pek çok muazzam dezavantajı da içeriyor. Bu dezavantajların arasında en göze çarpan ise online eğitimin kişiselleşmeye uygun olmayan doğası nedeniyle ortaya çıkan eğitim alanın devamsızlığı konusu... Diğer dezavantajlar ise şöyle sıralanabilir:

Bu bağlamda, öğrenciler ve eğitmenler arasında resmi bir sınıf ortamında gerçek zamanlı olarak ilerleyen bilgi alışverişi konsantrasyonu, hala öğrenmenin ve öğrendiklerini korumanın en etkili eğitim yöntemini temsil etmektedir. Etkili olması beklenen bir program, sadece yoğun bilgi aktarımının gerçekleştiği bir ortam olarak düşünülmemeli, gerçek dünya deneyimi olan bir eğitmen tarafından idare edilmelidir. Eğitmen, vaka çalışmaları, deneyim çalışmaları, video gösterileri, ev ödevleri, tasarlanmış projeler ve kişisel teşvik ile bu öğrenim sürecini canlandırmalıdır. Eğitmen her bir öğrencinin kişisel özelliğini anlamalı ve buna uygun şekilde bire bir koçluk uygulamalıdır.

Eğitim sağlayıcı olarak düşündüğünüz kişilere ise sorabileceğiniz bazı sorular şöyle sıralanabilir:

Kara Kuşak eğitimleri sağlayacak tedarikçi seçimi de üzerinde detaylı bir analiz gerektirir. Diğer tüm stratejik kararlar gibi bu seçimde Yalın Altı Sigma uygulanarak daha efektif hale getirilebilir.

Önümüzde neler var?

Kuruluşlar günümüzde beklenmedik zorluklarla yüz yüze gelmektedir. Bunların bazıları;

Üstün yetkinliklere sahip Kara Kuşakların matematiksel analiz ve yenilikçiliği harmanlanmasına daha önce olmadığı kadar ihtiyaç duyulmaktadır.